Сотрудник снимает квартиру в командировке какие нужны документы

сотрудник снимает квартиру в командировке какие нужны документы

1. Да, имеете, т.к. сотрудник предоставил все необходимые документы. При этом то, что договор он заключил от своего имени не влияет на учет расходов при расчете налога на прибыль. 2. Т.к. сотрудник заключил договор от своего имени, то обязанности налогового агента Вы выполнять не должны.

О боснование данной позиции приведено ниже в рекомендации , в статье журнала «Учет.Налоги.Право», которую Вы можете найти в закладке Журналы Системы Главбух

1.Статья: Вопрос недели. «…Работники в командировке сняли квартиру. Надо было удержать НДФЛ с арендодателя?..»

«Наши сотрудники ездили в командировку. Руководство посчитало, что дешевле им будет жить не в гостинице, а снять квартиру у частника. Работники сняли квартиру, составили договор, заплатили деньги и взяли с арендодателя расписку.


Это соответствующие договоры или акты, которые подписаны обеими сторонами по оказанию услуг.Совет: не поддавайтесь на уговоры риелторов и арендодателей проживать в жилом помещении без договора.

Бухгалтер предприятия попросту не поймёт, каким образом появились суммы, потраченные сотрудником на проживание, если нет необходимых документов. В этом случае работнику сложно будет добиться компенсации денежных средств в полном объеме, потраченных на жилье во время командировки.

Фиктивные счета за проживание в отеле или увеличение размера действительной стоимости аренды в договоре – это, согласно ст.159 УК РФ, преступление.

Нередки случаи, когда отъезд сотрудников в командировку или прибытие из нее совпадает с выходными днями.

Сотрудник снимает квартиру в командировке какие нужны документы

Об особенностях заключения договора найма на краткий срок мы рассказывали тут.

На фото вы можете видеть как выглядит справка о проживании в гостинице:

  • Скачать образец договора с риелторским агенством на оказание услуг по аренде квартиры
  • Скачать образец акта об оказании риелторских услуг по подбору квартиры для аренды

Любая подделка отчетных документов может стать поводом привлечения к уголовной ответственности в соответствии со статьей 159 УК РФ о мошенничестве.

Что делать, если их нет?

Случиться может всякое, представим ситуацию, что у командированного специалиста не оказалось подтверждения о затратах на проживание. Не все еще потеряно.

Возместить могут, но скорее всего, сумма будет отличаться от реальной.

При этом важно помнить, что работать в выходной день сотрудник может со своего согласия и на основании приказа руководителя.

Служебная записка

Служебная записка составляется, если нет других документов, подтверждающих расходы. В таком случае в записке делается отметка об организации, куда направляется сотрудник, времени его прибытия и убытия. Этот документ подтверждает факт пребывания работника на месте, фиксируя дату и время прибытия и возвращения.

Требуется в двух случаях:

  1. Если сотрудник отправляется в командировку на личном либо арендованном транспорте;
  2. Если у работника нет подтверждения о факте транспортировки и проживания.

Форма служебной записки не регламентирована законодательством, поэтому предприятие должно разработать форму самостоятельно.

Эти средства предусмотрены для питания человека, находящегося вдали от дома в связи с выполнением служебных обязанностей по поручению руководства.

Возможно, поэтому подобные затраты иногда называют «полевым довольствием», которое рассчитывается, исходя из норм, утвержденных Правительством России.

Съемное жилье

Отправляясь в командировку, многие сотрудники заранее бронируют себе номера в гостиницах. Это гарантирует им возможность проживания там по прибытии. Но иногда не удается воспользоваться такой услугой из-за отсутствия свободных мест или же работник предпочел решить этот вопрос на месте.

В таком случае ему придется довольствоваться съемным жильем. Такой вариант тоже возможен.

По возвращении ему необходимо будет указать это обстоятельство, оформляя отчетные документы для командировочных.

Трудовым кодексом:

  • Нельзя направлять в командировки работников, даже при наличии их согласия, относящихся к следующим категориям (ст. 259, 268 ТК РФ):
    • беременные женщины;
    • работники в возрасте до 18 лет.
  • Можно направлять в командировки только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний работников из следующих категорий (ст. 259, 264 ТК РФ):
    • женщины, имеющие детей до трех лет;
    • работники, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
    • работники, имеющие детей-инвалидов;
    • работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Если указанные работники откажутся от командировки, работодатель не вправе командировать их в принудительном порядке.

Как подтвердить документально расходы по найму жилого помещения?

Отправляясь в командировку, сотрудники несут расходы, и они часто становятся камнем преткновения в отношениях работник и наниматель.

Часто не знание юридических нюансов приводит к конфликтам, а иногда и потере потраченных средств.

Попытаемся разобраться, что необходимо учитывать во время найма жилья в другом населенном пункте, какие из подтверждающих документов необходимы для бухгалтерии?

Варианты найма жилого помещения

Наилучший вариант – это договоренность с принимающей стороной касательно различных моментов командировки, не исключая и проживание работника.

К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой; отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

В названном выше Положении не уточняется, должен ли работник проживать обязательно в гостинице или вправе снять себе квартиру, а также какие конкретно документы о найме жилого помещения должен предоставить по возвращении из командировки.

Но в судах исследуют доказательства, а не умозрительные заключения. Нет соответствующих документов – значит не было расходов.

Касательно налогового вычета: Налоговым кодексом РФ разрешено освобождение от уплаты НДФЛ и страховых взносов, если сумма не превышает 700 рублей/день командировки по России (2500 руб. при выезде за рубеж) в том случае, если подтверждающие расходы документы у организации отсутствуют.

Но есть вариант обратиться в бюро по оформлению гостиничных чеков и отчетных документов, они продублируют утерянные документы.

Аренда у частного лица

Если сотрудник принял решение арендовать квартиру во время командировки у частного лица, то ему необходимо заключить письменный договор стандартного образца.

При этом законодательство не устанавливает обязанности выплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем сотрудникам в одинаковом размере. Размер возмещения работодатели определяют исходя из финансовых возможностей организации и вправе предусмотреть в своих локальных актах дифференцированный размер расходов для сотрудников, занимающих различные должности.

Размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, для сотрудников бюджетных организаций определены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729.

Аналогичные разъяснения дает и Минтруд России в письме от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.

Средний заработок

Помимо возмещения командировочных расходов, за время поездки за сотрудником сохраняется средний заработок (ст.

Чаще все-таки жилье приходиться искать самому командированному работнику.

Какие варианты имеют место быть:

  1. Гостиница. Можно забронировать номер заранее

    Не стоит переживать об уборке и прочем обустройстве. Но такой вариант не всегда обрадует работодателя ввиду своей высокой цены.
    Однако будет удобен для краткосрочной командировки, когда необходимо пробыть в городе считанные сутки.

  2. Хостел. Популярное явление в последние годы.

    По сути это ночлежки, где в общей комнате есть койко-место. Возможно, такой вариант не испугает молодого сотрудника для пребывания на ночь-две.


    Но для серьезного делового человека, как и для серьезной фирмы, которую он представляет, такое жилье не подойдет.

  3. Посуточная аренда квартиры.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *